سه شنبه, ۲۸ اردیبهشت ۱۴۰۰ ۱۴:۲۶ ۴۴
طبقه بندی: یادداشت
چچ
تسهیل ارتباطات و رفع موانع مهم ترین نیاز هر سازمان که بر عهده روابط عمومی است

تسهیل ارتباطات و رفع موانع مهم ترین نیاز هر سازمان که بر عهده روابط عمومی است

هر سازمانی بر پایه مجموعه متنوعی از انواع ارتباطات شکل گرفته است و تسهیل ارتباطات و رفع موانع موجود در مسیر آن¬ها مهم¬ترین نیاز هر سازمانی است که بر عهده روابط عمومی گذاشته شده است.

به گزارش پایگاه اطلاع رسانی شهرداری مشهد؛ شاید یکی از کاستی ها و آسیب هایی که با آن مواجه باشیم عدم درک درست از مفاهیم گوناگون باشد. این ضعف شناختی باعث می شود که در برخورد با پدیده ها و مسائل امکان برنامه­ریزی صحیح و به تبع آن نتیجه­بخشی از میان برود. یکی از مفاهیمی که در ادبیات خصوصا اداری ما کاربردی فراوانی دارد «سازمان» است. نخستین آسیب درباره این مفهوم تقلیل آن به معنای صرفا ساختاری اداری می­باشد. در حالی که سازمان مفهومی گسترده­ و فراگیرتر در رویکردهای اجتماعی محسوب می­شود. پارسونز سازمان را یک نهاد اجتماعی مستقل در نظر می­گیرد که با نیات از پیش تعیین شده و برای نیل به اهدافی ویژه و البته در ساختاری مشخص فعالیت می­کند. هر سازمانی مبتنی بر هدف و ساختاری که برای رسیدن به آن هدف طراحی شده است نیازمند داشتن استراتژی و برای تحقق این استراتژی­ها نیز وابسته به داشتن اطلاعات است.

با این تعریف «سازمان» می­تواند یک تشکیلات بزرگ دولتی، یک مجموعه خصوصی، یک گروه و تشکل اجتماعی و موارد مشابه آن باشد. دقت به این نکته ضروری است که بسیاری از دانشمندان حوزه های اجتماعی حتی فعالیت مشترک چند نفر در راستای مشخص و همسو را نیز سازمان تعریف می­کنند. پس نیل به اهداف از پیش تعیین شده نیازمند برخورداری از رویکرد سازمانی و مبتنی بر الگوهای گوناگون آن می­باشد. به سخن بهتر هر زمان مجموعه­ای از افراد دارای هدف مشترک در تلاش باشند تا در کنار یکدیگر زمینه تحقق آن هدف را دنبال نمایند باید از رویکرد سازمانی برخوردار باشند.

البته بدیهی است بر اساس اهداف، منابع و محدودیت­های گوناگون انواع متنوعی از سازمان­ها امکان بروز و ظهور می­یابند و هر سازمان منطبق بر الگوی مدیریتی ویژه خویش امکان فعالیت می­یابد. بدین معنی که رویکرد مدیریتی و اجرایی در یک سازمان فرهنگی دولتی با یک سازمان اجتماعی که در قالب یک محله فعالیت می­کند متفاوت خواهد بود.

سازمان به عنوان نظام (سیستمی) که از اجزای متنوع اما مرتبط با یکدیگر شکل گرفته است نیازمند فردی است که در مقام راهبری سازمان این اجزا را با یکدیگر هماهنگ کند. رهبر سازمانی فردی است که هم منافع تک تک اجزای سازنده سیستم را در نظر می­گیرد و هم منفعت جمعی و نهایی سازمان را.

با توجه به نقش پررنگ ارتباطی راهبر سازمان، روابط عمومی نقشی بنیادین در چرخه رهبری سازمان ایفا می­کند. این مسئله آنچنان مشهود است که در تعریف انجمن جهانی روابط عمومی از این مفهوم این گونه آمده است: « روابط عمومی بخشی از وظایف مدیریت سازمان و عملی ممتد، مداوم و طرح ریزی شده است که از طریق آن افراد و سازمان‌ها می‌کوشند تا تفاهم و پشتیبانی کسانی که با آن‌ها سروکار دارند را به دست آورند» این تعریف از روابط عمومی نشان دهنده پیوند جدی دو حوزه مهم روابط عمومی و راهبری سازمان دارد. بر این اساس حتی شاهد این هستیم که در همه سازمان­ها حتی از نظر ساختاری روابط عمومی بخشی از بدنه رهبری سازمان در نظر گرفته می­شود. اما دلیل این اهمیت چیست؟

ویژگی­های متعددی برای یک راهبر سازمانی تعریف شده استُ اما برخی از این ویژگی­ها نقشی کاملا ارتباطی داشته و بنیادین هستند. بدیهی است سازمان مبتنی بر منابع فعالیت می­کند و یکی از مهم­ترین این منابع اطلاعات مورد نیاز هر سازمان است. مدیریت اطلاعات در سازمان از جمله ابزارهای مهم هر راهبر سازمانی است. مرکز اصلی جمع­اوری اطلاعات به معنای کلان آن روابط عمومی­ها هستند. همچنین پایگاه مهم نشر اطلاعات به طور هدفمند از سوی هر سازمانی را باید روابط عمومی دانست.

در کنار این نگرش مخاطب هر «سازمانی» نسبت به آن سازمان در میزان ارتباط و پذیرش بسیار مؤثر است و روابط عمومی مبتنی بر فرایندهای تخصصی خویش این ظرفیت را دارد تا نگرش مخاطبان سازمانی را بر اساس منافع هدایت نماید.

نکته دیگر آن که هر سازمان از مجموعه ­ای از افراد تشکیل شده است. نوع ارتباط و تعامل این افراد با یکدیگر در نتیجه­بخشی نهایی سازمان بسیار مؤثر است به نحوی که هر گونه تعارض یا مشکل در ارتباط اجزای درونی سازمان می­تواند بحران­آفرین باشد. یکی از کارکردهای اساسی روابط عمومی در داخل سازمان­ها به عنوان ابزار مدیریتی کنترل و هدایت ارتباطات انسانی درون سازمان است که نباید از آن غفلت نمود.

چشم­انداز فعالیت هر سازمان باید به گونه­ای برای اجزای سانده سازمان از یک سو و برای مخاطبان بیرونی ان سازمان از سوی دیگر روشن و آشکار باشد. ترسیم دقیق چشم­انداز برای هر دو بخش مورد اشاره از وظایف بنیادین روابط عمومی محسوب می­گردد.

دیگر نقش بنیادین روابط عمومی در سازمان، مدیریت بحران است. چنانچه به هر علتی امکان ایجاد بحران در هر سازمانی وجود دارد. بدیهی است حل بحران بر اساس موضوع اصلی عامل ایجاد آن بحران زمان­بر خواهد بود. اما در این فاصله زمانی روابط عمومی نقش اساسی در حل مقطعی بحران و حفظ سازمان را بر عهده خواهد داشت.

پس آشکار است که روابط عمومی یکی از بنیادی­ترین ابزارها و پشتوانه­های راهبری سازمانی خواهد بود، لذا راهبر سازمانی ضمن استفاده از این حوزه باید به نیازها و اقتضائات ساختاری روابط عمومی توجه داشته باشد و زمینه فعالیت درست آن را فراهم آورد.

می­توان گفت که هر سازمانی بر پایه مجموعه متنوعی از انواع ارتباطات شکل گرفته است و تسهیل ارتباطات و رفع موانع موجود در مسیر آن­ها مهم­ترین نیاز هر سازمانی است که بر عهده روابط عمومی گذاشته شده است. هر چند متآسفانه در عمل شاهد این هستیم که هم در سازمان­های کلان و اداری و هم در سازمان­های ساده اجتماعی روابط عمومی به نقشی شعاری و حاشیه­ای بدل شده است. شاید علت اساسی بسیاری از این سازمان­ها و راهبران آن­ها در تحقق اهداف نتیجه همین بی­توجهی و فروکاستن جایگاه روابط عمومی بوده باشد.